Quel registre tenir pour déduire son véhicule?

La déduction est une proportion, pas un reçu

La plupart des frais de véhicule ne se déduisent pas comme des montants. Ils se déduisent comme une part. Si vous utilisez un véhicule à la fois pour l'entreprise et pour vos déplacements personnels, vous ne déduisez que la partie engagée pour gagner un revenu, et cette partie se mesure en kilomètres.

Revenu Québec le formule directement: pour calculer le montant déductible, vous devez déterminer le pourcentage d'utilisation du véhicule pour les besoins de votre entreprise, en faisant le rapport entre les kilomètres parcourus pour l'entreprise pendant l'exercice financier et le total des kilomètres parcourus pendant ce même exercice.

L'exemple de l'ARC rend le mécanisme concret. Danielle parcourt 27 000 kilomètres d'affaires sur 30 000 au total, et sa fourgonnette lui coûte 5 400 $ dans l'année en immatriculation, essence et huile, assurance, intérêts et entretien. Sa déduction est de 27 000 divisé par 30 000, multiplié par 5 400 $, soit 4 860 $.

Remarquez ce qui porte tout le calcul. Chaque reçu de la pile prouve qu'un montant a été dépensé. Aucun ne prouve que le déplacement était d'affaires. Seul le registre le fait.

Ce qu'on y note

Pour chaque déplacement d'affaires, quatre éléments: la date, la destination, le but, et le nombre de kilomètres.

Ensuite deux autres, au niveau de l'année elle-même. Notez la lecture de l'odomètre de chaque véhicule au début et à la fin de l'exercice financier, parce que le nombre d'affaires ne veut rien dire sans le total sur lequel il se pose. Et si vous changez de véhicule en cours d'année, notez la date du changement ainsi que l'odomètre au moment de l'achat, de la vente ou de l'échange.

Si l'entreprise utilise plus d'un véhicule, tenez un registre distinct pour chacun, avec ses kilomètres et ses frais. Les véhicules se calculent séparément, ils ne s'additionnent pas.

Le raccourci de trois mois

Une année complète de registre est la norme, et l'ARC offre une façon de ne pas la refaire indéfiniment.

Tenez un registre complet pendant une année entière pour établir une année de référence. Les années suivantes, vous pouvez ne tenir un registre que pour une période échantillon de trois mois et projeter l'année à partir de là, tant que l'utilisation reste dans le même ordre de grandeur. La formule: le pourcentage de la période échantillon divisé par le pourcentage de l'année de référence pour ces mêmes mois, multiplié par le pourcentage annuel de l'année de référence.

L'illustration de l'ARC: une année de référence à 49 % d'utilisation d'affaires sur l'année, dont 46 % d'avril à juin. Un échantillon d'avril à juin d'une année ultérieure donne 51 %. Donc 51 divisé par 46, multiplié par 49, donne 54 % pour cette année, et l'ARC l'accepte parce que 54 se situe à l'intérieur de la fourchette de 10 points autour de 49, soit entre 39 % et 59 %.

Sortez de cette fourchette et l'année de référence n'est plus représentative. L'échantillon ne vaut alors que pour les trois mois réellement consignés, et il faut établir une nouvelle année de référence.

Un détail de conservation qu'on oublie souvent: le registre de l'année de référence doit être conservé six ans après la fin de la dernière année d'imposition où il a servi à établir l'utilisation d'affaires, et non six ans après l'année où vous l'avez tenu.

Ce à quoi le pourcentage s'applique

Du côté de Revenu Québec, les frais de véhicule à moteur comprennent les frais d'immatriculation, le coût d'un permis de conduire, les primes d'assurance, les intérêts, le carburant, l'entretien, les réparations, le stationnement, les primes supplémentaires d'assurance, les frais de location et l'amortissement. Au fédéral, ces frais se déclarent à la ligne 9281 du formulaire T2125, l'amortissement allant plutôt à la ligne 9936.

Deux éléments ne se répartissent pas au prorata. Les frais de stationnement d'affaires et les primes supplémentaires d'assurance d'affaires se déduisent en entier, parce qu'ils sont des frais d'entreprise à part entière plutôt qu'une tranche d'une dépense partagée.

Si le véhicule est classé comme automobile, des plafonds s'ajoutent par-dessus votre pourcentage. Pour 2026, le plafond d'amortissement d'une voiture de tourisme de la catégorie 10.1 passe de 38 000 $ à 39 000 $ avant taxes, pour les véhicules acquis à compter du 1er janvier 2026. Les frais de location déductibles demeurent à 1 100 $ par mois avant taxes et la déduction maximale des intérêts demeure à 350 $ par mois, pour les nouveaux contrats conclus à compter de cette date. Pour une voiture de tourisme zéro émission de la catégorie 54, le plafond demeure de 61 000 $ avant taxes.

Il n'existe pas de taux au kilomètre

Vous avez peut-être vu les taux de 2026: 73 cents du kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres, 67 cents ensuite. Ces taux ne sont pas une déduction que vous pouvez réclamer pour votre propre véhicule. Il s'agit du plafond de l'allocation non imposable qu'un employeur peut verser à un employé qui utilise sa voiture personnelle pour le travail.

Un travailleur autonome n'a pas droit à un taux simple. Vous réclamez les frais réels et vous les répartissez. Ce qui ramène au même point: le pourcentage est la déduction, et le registre est le pourcentage.

Une note dans le téléphone après chaque rendez-vous suffit. La date, où, pourquoi, combien de kilomètres.