Faut-il un compte bancaire séparé pour son entreprise?

Ce que la loi demande vraiment

Aucun article de la Loi de l'impôt sur le revenu n'oblige un travailleur autonome à ouvrir un compte d'entreprise. L'article 230 demande autre chose, et de plus exigeant: toute personne qui exploite une entreprise doit tenir des registres et des livres de comptes, à son lieu d'affaires ou à sa résidence au Canada, sous une forme et contenant les renseignements qui permettent d'établir l'impôt payable. Revenu Québec pose la même exigence de son côté, et les deux administrations demandent que ces documents soient conservés six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.

Placez maintenant cette exigence à côté d'un seul compte où se croisent une épicerie, un dépôt de client, un versement hypothécaire et un plein d'essence. Le relevé, à lui seul, n'établit rien. Quelqu'un devra passer ligne par ligne et décider ce qu'était chaque opération, de mémoire, des mois plus tard.

Pour une société par actions, la question est déjà tranchée

Si vous êtes incorporé, ce n'est plus une question d'ordre. Une société est une personne morale distincte, et l'argent de son compte lui appartient, pas à vous. Chaque dollar qui en sort pour une fin personnelle doit être qualifié: salaire, dividende, remboursement de dépense, ou avance.

C'est l'avance qui fait mal. Le paragraphe 15(2) inclut dans le revenu de l'actionnaire le montant du prêt consenti par la société. Le paragraphe 15(2.6) donne la porte de sortie: l'inclusion ne s'applique pas si le prêt est remboursé dans l'année qui suit la fin de l'année d'imposition de la société où il a été consenti, et à condition que le remboursement ne fasse pas partie d'une série de prêts et de remboursements. C'est une véritable échéance rattachée à un solde que quelqu'un doit suivre. Un compte mélangé produit des dizaines de petits retraits que personne n'a notés, et l'échéance arrive quand même.

Ce qu'un compte mélangé donne en cas de vérification

Sur ce point, l'Agence du revenu du Canada est explicite. Dans sa propre publication sur les vérifications, la liste de ce qu'un vérificateur examine comprend vos registres d'entreprise, vos documents personnels comme vos relevés bancaires, vos documents hypothécaires et vos relevés de carte de crédit, et même les documents de personnes qui ne font pas l'objet de la vérification, un conjoint ou un membre de la famille par exemple. La même publication précise que vos documents personnels sont légalement considérés comme faisant partie des éléments liés à la déclaration vérifiée.

La version honnête est donc celle-ci. Un compte séparé ne met pas vos finances personnelles hors de portée. Ce qu'il change, c'est ce que le vérificateur reçoit. Avec deux comptes, le compte d'affaires est le registre de l'entreprise et il se lit comme tel. Avec un seul compte, votre relevé personnel est le registre comptable, et chaque dépôt devient une question à laquelle vous devez répondre: un revenu, un virement, un cadeau, un remboursement? Les réponses peuvent toutes être irréprochables. Il faut quand même les fournir, une ligne à la fois.

L'Agence ajoute que la durée d'une vérification dépend de l'état des registres. Ce n'est pas une menace, c'est de l'arithmétique.

Le coût, même si personne ne regarde jamais

La grande majorité des entreprises ne sont jamais vérifiées, et la séparation se paie quand même toute seule.

• Une dépense noyée dans quatre cents lignes personnelles est une dépense qu'on oublie, et une dépense oubliée, c'est de l'impôt que vous n'aviez pas à payer.
• Le tri est facturable. La personne qui tient vos livres facture les heures passées à décider si un achat du mardi était l'épicerie ou du matériel de chantier.
• Les frais bancaires d'un compte d'affaires sont une dépense d'entreprise ordinaire, déclarée à la ligne 8710 du formulaire T2125 avec vos intérêts. Les frais d'un compte personnel qui sert un peu aux affaires deviennent une répartition que personne n'a envie de défendre.

Comment s'y prendre concrètement

1. Ouvrez le deuxième compte. Pour une société, il doit être au nom légal de la société. Un travailleur autonome a plus de latitude, mais lisez d'abord les conditions du compte, car plusieurs comptes personnels interdisent l'usage commercial.
2. Faites entrer chaque dollar de revenu d'entreprise dans ce compte. Chaque paiement de client, chaque versement de plateforme, sans exception.
3. Payez chaque dépense d'affaires à partir de ce compte, avec une carte qui y est rattachée.
4. Versez-vous votre paie par un seul virement planifié. Une ligne par mois s'explique toute seule. Soixante lignes éparpillées, non.
5. Quand une dépense personnelle y passe par erreur, remboursez-la dans la semaine et notez pourquoi.

Et si votre année est déjà mélangée, ouvrez le compte aujourd'hui plutôt que le 1er janvier. Les mois déjà confondus devront être démêlés, mais c'est un travail fini, et il cesse de grossir le jour où vous séparez.