La présente Politique de confidentialité explique comment SERVICES COMPTABLES ACCOUNT DIRECT inc. (« Account Direct », « nous », « notre », « nos ») recueille, utilise, communique, conserve et protège vos renseignements personnels. Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) (« Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels », telle que modernisée par le projet de loi 64 / Loi 25), ainsi qu'aux autres lois sur la protection de la vie privée applicables au Canada.
En créant un compte ou en utilisant le service Account Direct, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité et consentir à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels telles qu'elles y sont décrites.
1. Résumé rapide (les éléments clés)
Pour une explication plus détaillée, veuillez lire le reste du présent document. En bref :
- Ce que nous recueillons. Des renseignements de compte (nom, courriel, nom de l'entreprise), des registres d'affaires que vous téléversez (documents financiers, transactions, transcriptions), des renseignements d'utilisation et des renseignements de facturation.
- Pourquoi nous les recueillons. Pour fournir le service, pour permettre à votre comptable de préparer vos registres comptables, pour traiter les paiements, pour vous envoyer des courriels transactionnels et pour respecter nos obligations légales.
- Qui d'autre y a accès. Un petit nombre de fournisseurs de services soigneusement sélectionnés qui exploitent la plateforme pour notre compte, notamment des fournisseurs d'infrastructure et d'hébergement, de traitement des paiements, d'analytique, de courriel transactionnel et de traitement des documents. Nous les décrivons par rôle à la section 4 et tenons une liste à jour disponible sur demande.
- Où vont ces renseignements. Nous offrons deux paliers de service. Selon notre palier exclusivement canadien, vos documents financiers sont traités au Canada et leur contenu n'est pas transmis à l'extérieur du pays. Selon notre palier transfrontalier, certains de vos renseignements, y compris le contenu de vos documents financiers, sont traités en partie par des fournisseurs de services situés aux États-Unis (voir la section 3). L'équipe Account Direct peut vous indiquer le palier qui s'applique à vos données et le modifier à votre demande.
- Vos droits. Vous pouvez accéder à vos données, les corriger, les transférer et les supprimer. Certains registres sont conservés pendant six ans après la fermeture du compte afin de respecter les règles canadiennes de tenue de registres fiscaux (voir la section 5).
- Demandes relatives à la confidentialité. Communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, la personne qui occupe la présidence de l'entreprise, à [email protected].
2. Renseignements que nous recueillons
2.1 Renseignements de compte
Lorsque vous créez un compte, nous recueillons : votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre entreprise ou de votre cabinet, la province dans laquelle vous exercez vos activités et un mot de passe (stocké sous forme de hachage unidirectionnel).
2.2 Renseignements d'affaires
Vous et votre comptable téléversez sur la plateforme des documents financiers, des transcriptions et des registres justificatifs. Cela comprend généralement les noms de fournisseurs et de clients, les descriptions de transactions, les montants en dollars, les dates et les catégorisations attribuées par vous, par votre comptable ou par les outils automatisés de la plateforme. Pour certaines entreprises, cela comprend également des renseignements sur des employés (lorsque des renseignements de paie sont consignés au moyen de la plateforme), sur des clients d'affaires (lorsque le client est une entreprise de services) et sur d'autres tiers identifiés dans les factures, reçus ou contrats que vous téléversez.
Nous considérons cette catégorie de renseignements comme sensible parce qu'elle contient des détails financiers et identifie des tiers. La sensibilité influence la façon dont nous protégeons, partageons et communiquons ces renseignements.
2.3 Renseignements d'utilisation
Nous recueillons des renseignements sur la façon dont vous utilisez le service : les pages que vous consultez, les fonctionnalités avec lesquelles vous interagissez, l'heure et l'origine géographique approximative de vos sessions, l'appareil et le navigateur que vous utilisez, ainsi que les événements d'erreur qui nous aident à diagnostiquer les problèmes. Ces renseignements sont recueillis au moyen des fournisseurs d'analytique décrits à la section 4.
2.4 Communications
Lorsque vous envoyez un message au moyen de la fonction de messagerie intégrée à l'application, que vous échangez des notes avec votre comptable ou que vous communiquez avec nous par courriel, nous recueillons le contenu de la communication et toute pièce jointe. Lorsque vous soumettez une demande relative à la confidentialité, nous recueillons la demande et tout document que vous fournissez pour vérifier votre identité.
2.5 Renseignements de paiement
Le paiement est traité par un tiers fournisseur de services de paiement. Nous ne recueillons ni ne stockons les numéros complets de carte de crédit, les numéros de compte bancaire ou les justificatifs de paiement équivalents. Nous recevons du fournisseur de services de paiement un registre limité de la transaction (identifiant d'abonnement, statut du paiement, les quatre derniers chiffres du mode de paiement, le pays de l'émetteur de la carte) suffisant pour gérer l'abonnement.
2.6 Renseignements que nous ne recueillons pas
Nous ne recueillons pas votre numéro de permis de conduire, votre numéro de passeport, vos renseignements médicaux ou de santé, des renseignements sur vos opinions politiques ou vos croyances religieuses, des renseignements biométriques ni des renseignements sur des mineurs.
3. Comment nous utilisons vos renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Fournir le service. Stocker vos données, vous les présenter dans la plateforme, permettre à votre comptable d'y accéder et générer des classeurs à partir de celles-ci.
- Organiser vos registres. Utiliser des outils automatisés pour aider à organiser et à classifier les registres téléversés par votre comptable. Votre comptable examine le résultat et peut le modifier.
- Traiter les paiements. Communiquer les renseignements d'abonnement nécessaires à notre fournisseur de services de paiement afin qu'il puisse débiter votre mode de paiement selon le calendrier convenu lors de l'inscription.
- Envoyer des courriels transactionnels. Envoyer des confirmations de compte, des réinitialisations de mot de passe, des avis de facturation et des avis d'approbation ou de refus.
- Améliorer le service. Analyser des renseignements d'utilisation agrégés et dépersonnalisés afin de comprendre quelles fonctionnalités sont utiles et lesquelles ne le sont pas.
- Répondre aux communications. Répondre aux messages que vous envoyez au moyen de la plateforme ou à notre adresse de soutien.
- Respecter les obligations légales. Répondre aux demandes légitimes des autorités réglementaires, conserver les registres conformément à la législation fiscale canadienne et signaler les atteintes à la vie privée comme l'exigent l'article 10.1 de la LPRPDE et l'article 3.5 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels.
3.1 Deux paliers de service
La plateforme fonctionne selon l'un des deux paliers. Le palier applicable est sélectionné par l'équipe Account Direct et est en vigueur au moment où vos données sont traitées.
Palier 1 (exclusivement canadien). Vos documents clients et les transcriptions de ces documents sont traités au Canada sur l'infrastructure propre à Account Direct. Aucun contenu de document client n'est transmis à l'extérieur du Canada durant ce traitement. Certains autres services de soutien peuvent être fournis depuis l'extérieur du Canada, comme décrit dans la présente Politique.
Palier 2 (transfrontalier). Vos documents clients et les transcriptions de ces documents sont traités en partie par un fournisseur de services situé à l'extérieur du Canada. Ce fournisseur traite les données selon ses propres engagements en matière de confidentialité et de sécurité et conformément à une entente de traitement des données conclue avec nous, au moyen d'une connexion chiffrée, et n'est pas autorisé à utiliser les données à d'autres fins que la prestation du service à notre intention. Ce traitement transfrontalier déclenche les exigences de communication de la section 8 de la présente Politique et l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée décrite à la section 8.
Le palier actif est divulgué lors de l'inscription et peut être modifié en tout temps par l'équipe Account Direct, avec effet sur les traitements ultérieurs. Le retraitement de données historiques selon un palier différent nécessite une nouvelle instruction explicite du comptable.
4. Comment nous partageons vos renseignements personnels
Nous partageons vos renseignements personnels uniquement comme décrit dans la présente section. Nous ne les vendons pas.
4.1 Fournisseurs de services
Nous nous appuyons sur un petit nombre de fournisseurs de services soigneusement sélectionnés pour exploiter la plateforme. Nous faisons appel à eux dans les rôles suivants :
- Infrastructure et hébergement. Les fournisseurs qui exploitent nos serveurs, stockent vos données de façon sécurisée, gèrent l'ouverture de session et maintiennent la disponibilité de la plateforme.
- Traitement des paiements. Le fournisseur qui traite de façon sécurisée vos paiements d'abonnement.
- Analytique. Les fournisseurs qui nous aident à comprendre comment le service est utilisé afin que nous puissions l'améliorer.
- Courriel transactionnel. Le fournisseur qui assure la livraison des confirmations de compte, des réinitialisations de mot de passe et des courriels de notification.
- Traitement des documents. Le fournisseur qui, selon le palier de service en vigueur, aide à organiser et à classifier les registres téléversés sur la plateforme.
Chaque fournisseur de services est lié par une entente de traitement des données conclue avec Account Direct, ou par des conditions comportant des engagements comparables en matière de confidentialité et de sécurité. Chacun ne peut utiliser vos renseignements personnels que pour nous fournir son service et n'est pas autorisé à les utiliser à ses propres fins distinctes. Une liste à jour des fournisseurs de services précis auxquels nous faisons appel est disponible sur demande auprès de l'équipe Account Direct.
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des réseaux publicitaires, des partenaires marketing ou des courtiers en données.
4.2 Communication exigée par la loi
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels lorsque la loi applicable l'exige, notamment en réponse à une assignation légale, à une ordonnance d'un tribunal ou à toute autre demande juridiquement exécutoire d'une autorité gouvernementale ou d'un organisme d'application de la loi. Nous résisterons aux demandes trop larges et vous aviserons de la demande, sauf si la loi nous l'interdit.
4.3 Communication dans le cadre d'une opération d'entreprise
Si Account Direct participe à une fusion, à une acquisition, à un financement, à une réorganisation, à une faillite ou à la vente de la totalité ou d'une partie de ses actifs, vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux parties à l'opération et à leurs conseillers. Nous exigerons de tout successeur qu'il respecte la présente Politique de confidentialité ou qu'il obtienne de vous un nouveau consentement.
5. Vos droits
Vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels. Pour exercer l'un de ces droits, envoyez une demande relative à la confidentialité à l'équipe Account Direct à [email protected]. Nous accuserons réception de votre demande dans les cinq jours ouvrables et y répondrons sur le fond dans les trente jours. Pour les demandes complexes, nous pouvons prolonger le délai de réponse de trente jours supplémentaires, sur avis écrit qui vous sera transmis.
5.1 Droit d'accès
Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les exporter en tout temps au moyen de la fonction d'exportation de données de la plateforme, qui fournit une copie dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
5.2 Droit de rectification
Vous pouvez demander que nous corrigions des renseignements personnels inexacts, incomplets ou périmés. Nous corrigerons les renseignements rapidement et aviserons tout tiers à qui nous avons communiqué les renseignements erronés, à moins que cela ne soit impossible ou n'exige un effort disproportionné.
5.3 Droit de suppression
Vous pouvez fermer votre compte en tout temps depuis Paramètres → Fermer le compte, ou en nous écrivant à [email protected]. Lorsque votre compte est fermé :
- Votre accès à la plateforme prend fin immédiatement et vos identifiants de connexion sont bloqués.
- Nous cessons tout travail sur votre dossier.
- Vous recevez un courriel qui confirme la fermeture et la date jusqu'à laquelle vos documents sont conservés.
- Vos registres d'affaires sont conservés pendant six ans après la fin de l'exercice au cours duquel le compte a été fermé, comme l'exigent l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) et les dispositions québécoises équivalentes. Pendant cette période, vous ne pouvez plus y accéder par la plateforme; seul notre personnel le peut, uniquement pour respecter une obligation légale ou répondre à une demande de votre part ou d'une autorité fiscale.
- À la fin de la période de conservation, nous examinons le dossier et supprimons de façon permanente vos registres, les fichiers que vous avez téléversés et votre compte. Un registre que la loi nous oblige encore à conserver (par exemple une déclaration faisant l'objet d'une vérification) est supprimé lorsque cette obligation prend fin. Des copies résiduelles peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées pendant au plus 12 mois, après quoi elles sont également supprimées.
Les registres que nous sommes légalement tenus de conserver ne peuvent être supprimés avant la fin de la période de conservation applicable. Vous pouvez exporter une copie de vos données en tout temps avant de fermer votre compte (voir la section 5.1).
5.4 Droit à la portabilité (résidents du Québec)
Les résidents du Québec ont le droit, en vertu de l'article 27 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels, de recevoir les renseignements personnels qu'ils nous ont fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé et de les faire transmettre à une autre organisation lorsque cela est techniquement possible. Vous pouvez obtenir vos données dans un tel format en tout temps au moyen de la fonction d'exportation de données de la plateforme; pour les faire transmettre directement à une autre organisation, communiquez avec l'équipe Account Direct.
5.5 Droit de retirer son consentement
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à notre utilisation continue de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait du consentement mettra vraisemblablement fin à notre capacité de vous fournir le service.
5.6 Droit de présenter des observations sur le traitement automatisé
La plateforme utilise des outils automatisés pour aider à organiser les registres téléversés par votre comptable. Vous avez le droit, en vertu de l'article 12.1 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels, d'être informé lorsqu'un processus automatisé est utilisé de cette façon, de demander que les renseignements personnels utilisés soient corrigés et de présenter des observations à une personne au sein d'Account Direct en mesure de réviser le résultat. Pour exercer ce droit, envoyez une demande relative à la confidentialité à [email protected] ou communiquez avec votre comptable. Voir la section 9 pour en savoir plus sur le traitement automatisé.
5.7 Droit de déposer une plainte
Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos renseignements personnels conformément à la loi applicable, vous pouvez déposer une plainte auprès :
- du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca);
- de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca);
- des deux, si vous résidez au Québec.
Nous vous encourageons à communiquer d'abord avec nous afin que nous puissions tenter de régler la question directement.
6. Témoins et technologies de suivi
Nous utilisons des témoins et des technologies similaires à des fins d'authentification, de sécurité, de préférences et d'analytique. La Politique relative aux témoins décrit les catégories de témoins que nous utilisons, leur finalité et la façon de les contrôler. Vous pouvez ajuster vos préférences relatives aux témoins en tout temps au moyen de la bannière de témoins qui apparaît lors de votre première visite et au moyen du lien Paramètres des témoins dans le pied de page.
La Politique relative aux témoins est intégrée par renvoi à la présente Politique de confidentialité.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables sur le plan commercial afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Celles-ci comprennent :
- le chiffrement des renseignements personnels au repos dans notre base de données et notre stockage de fichiers;
- le chiffrement des renseignements personnels en transit sur le réseau Internet public au moyen du protocole TLS;
- des contrôles d'accès fondés sur les rôles qui limitent chaque utilisateur aux registres qu'il est en droit de consulter;
- l'authentification au moyen d'un fournisseur d'identité dédié, avec authentification multifacteur facultative;
- des audits et des examens de sécurité réguliers;
- des ententes de traitement des données conclues avec les fournisseurs de services exigeant des mesures de protection comparables;
- un guide documenté d'intervention en cas d'atteinte, dont les échéances de notification sont alignées sur l'article 10.1 de la LPRPDE et l'article 3.5 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels.
Aucune méthode de stockage électronique ou de transmission sur Internet n'est sûre à cent pour cent. Bien que nous nous efforcions d'utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
En cas d'atteinte aux mesures de sécurité touchant vos renseignements personnels et créant un risque réel de préjudice sérieux pour vous, nous vous aviserons, ainsi que l'autorité réglementaire appropriée, dès que possible après avoir établi que l'atteinte présente un tel risque, conformément à la loi applicable.
8. Transferts transfrontaliers et évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Si le palier de service transfrontalier est en vigueur, certains de vos renseignements personnels peuvent être transférés vers des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Canada, notamment aux États-Unis, et traités par ceux-ci. De tels transferts sont assujettis à l'article 17 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels (qui exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant qu'un renseignement personnel ne soit communiqué à l'extérieur du Québec) et au principe de responsabilité de la LPRPDE.
Nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour chaque transfert transfrontalier susceptible de se produire. Les évaluations tiennent compte :
- de la sensibilité des renseignements personnels transférés;
- des fins auxquelles ils doivent être utilisés;
- des mesures de protection, y compris contractuelles, qui leur seront applicables; et
- du régime juridique applicable dans le territoire destinataire, notamment, lorsque les données sont traitées aux États-Unis, des implications de l'article 702 de la Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA), de la Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act (CLOUD Act) et de la Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act (USA PATRIOT Act), ainsi que de l'absence d'une loi fédérale exhaustive sur la protection de la vie privée équivalente à la LPRPDE dans ce pays.
La conclusion de chaque évaluation est que le transfert comporte un niveau de risque juridique dont les personnes concernées doivent être informées et auquel elles doivent consentir. La présente Politique de confidentialité fournit cette divulgation.
Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont disponibles sur demande auprès de l'équipe Account Direct.
8.1 Services de soutien
Certains services de soutien peuvent impliquer un transfert transfrontalier de certains renseignements personnels, comme le contenu des courriels transactionnels. Le contenu des documents clients n'est pas transféré à l'extérieur du Canada lorsque le palier exclusivement canadien est en vigueur.
8.2 Traitement transfrontalier des documents
Si le palier transfrontalier est en vigueur, vos documents clients et leurs transcriptions peuvent être traités par un fournisseur de services situé à l'extérieur du Canada. Il s'agit du transfert transfrontalier le plus sensible de notre service. Il est assujetti :
- à une entente de traitement des données qui interdit au fournisseur d'utiliser les données à d'autres fins que la prestation du service à notre intention;
- à une transmission au moyen d'une connexion chiffrée (TLS);
- à des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité de la part du fournisseur;
- au régime juridique décrit ci-dessus.
Si vous ne souhaitez pas être assujetti à ce transfert, n'utilisez pas la plateforme lorsque le palier transfrontalier est en vigueur, ou demandez à l'équipe Account Direct d'utiliser le palier exclusivement canadien pour vos données.
9. Traitement automatisé
La plateforme utilise des outils automatisés pour aider à organiser et à classifier les registres que votre comptable téléverse. Ces outils assistent votre comptable; ils ne prennent pas de décisions finales. Votre comptable examine le résultat et demeure responsable des registres et de toute déclaration fondée sur ceux-ci.
Conformément à l'article 12.1 de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit :
- d'être informé que des outils automatisés ont été utilisés pour traiter vos renseignements;
- de demander que les renseignements personnels utilisés soient corrigés; et
- de présenter des observations à une personne au sein d'Account Direct en mesure de réviser le résultat.
Pour exercer ces droits, communiquez avec votre comptable ou envoyez une demande relative à la confidentialité à [email protected].
Selon le palier de service en vigueur, ce traitement a lieu soit entièrement au Canada sur notre propre infrastructure, soit, en partie, au moyen d'un fournisseur de services situé à l'extérieur du Canada (voir la section 3.1).
10. Conservation
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.
- Les renseignements de compte sont conservés tant que le compte est ouvert et, après sa fermeture, pendant la période de conservation décrite à la section 5.3.
- Les registres d'affaires (documents financiers, transactions, transcriptions, classeurs) sont conservés pendant six ans après la fin du dernier exercice auquel ils se rapportent (pour un compte fermé, l'exercice au cours duquel il a été fermé), comme l'exigent l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) et les dispositions québécoises équivalentes, puis supprimés après notre examen.
- Les communications sont conservées pendant la durée du compte plus la période de traitement de la suppression.
- Les renseignements d'utilisation sous forme identifiable sont conservés pendant un maximum de treize mois, après quoi ils sont agrégés et dépersonnalisés.
- Les registres d'audit et d'atteinte sont conservés pendant au moins vingt-quatre mois, conformément à l'article 10.3 de la LPRPDE.
Après la période de conservation applicable, nous examinons les renseignements et les supprimons de façon permanente et irréversible de nos systèmes actifs. Des copies résiduelles peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées pendant au plus 12 mois, après quoi elles sont également supprimées.
11. Enfants
Le service ne s'adresse pas aux enfants de moins de dix-huit ans et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de quiconque a moins de dix-huit ans. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d'un enfant de moins de dix-huit ans sans consentement parental vérifié, nous les supprimerons.
12. Demandes relatives à la confidentialité
La personne responsable de la protection des renseignements personnels d'Account Direct est la personne qui occupe la présidence de SERVICES COMPTABLES ACCOUNT DIRECT inc. Elle veille au respect de la LPRPDE, de la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels et de la présente Politique de confidentialité, et peut être jointe à [email protected].
Personne responsable de la protection des renseignements personnels : la présidence
SERVICES COMPTABLES ACCOUNT DIRECT inc.
NEQ : 1182272097
300-204 rue du Saint-Sacrement, Montréal (Québec) H2Y 1W8
Vous pouvez envoyer une demande relative à la confidentialité à la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer l'un de vos droits prévus à la section 5, pour soulever des préoccupations quant à notre traitement de vos renseignements personnels, pour demander une liste à jour des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel ou pour recevoir une copie de l'un de nos documents internes en matière de confidentialité (y compris les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée mentionnées à la section 8), selon des modalités raisonnables.
13. Modifications de la présente Politique de confidentialité
Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la Politique modifiée dans le service et mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » au haut du document. Les modifications importantes vous seront notifiées par courriel ou par un avis dans l'application au moins trente jours avant leur entrée en vigueur. Nous demanderons un nouveau consentement lorsque la loi l'exige.
14. Langue
La présente Politique de confidentialité est également disponible en anglais .
15. Date d'entrée en vigueur
La présente Politique de confidentialité entre en vigueur le 22 mai 2026 et remplace tous les avis de confidentialité antérieurs d'Account Direct.