Vos livres concordent-ils avec votre relevé bancaire?

Deux documents qui doivent raconter la même histoire

D'un côté, votre relevé bancaire: ce que la banque a réellement vu entrer et sortir du compte. De l'autre, vos livres: ce que vous avez inscrit. Chaque mois, ces deux documents devraient raconter exactement la même histoire.

Le rapprochement bancaire, c'est l'exercice qui le vérifie. On prend chaque ligne du relevé et on lui trouve sa jumelle dans les livres, au sou près. Quand tout est jumelé, le solde de vos livres et celui du relevé concordent. Quand il reste une ligne orpheline, il y a un écart à expliquer.

Un seul oubli suffit à tout décaler

L'écart vient rarement d'une grosse erreur. Le plus souvent, c'est un petit montant que personne n'a pensé à inscrire:

• des frais de service mensuels ou des frais de transaction;
• des intérêts facturés sur une marge de crédit;
• un prélèvement automatique (logiciel, assurance, téléphone);
• un dépôt inscrit deux fois, ou pas du tout;
• deux chiffres inversés, comme 47,20 $ inscrit 42,70 $.

Pris seul, chacun de ces oublis semble anodin. Mais tant qu'il n'est pas trouvé, le solde de vos livres est faux, et tout ce qui s'appuie dessus l'est aussi.

Pourquoi chaque mois, et pas une fois par année

Un écart repéré le mois même se règle en quelques minutes: le relevé est court, les opérations sont fraîches dans votre mémoire. Le même écart découvert douze mois plus tard est noyé dans des centaines de lignes, et plusieurs petits oublis peuvent s'additionner ou s'annuler, ce qui les rend encore plus difficiles à retrouver.

Le rapprochement mensuel a aussi un avantage concret: il fait remonter les dépenses que vous auriez oublié d'inscrire. Des frais bancaires liés à votre entreprise sont une dépense d'entreprise; s'ils ne sont jamais inscrits, ils ne réduisent jamais votre revenu imposable.

Des registres qui tiennent la route

Au fédéral comme au Québec, une entreprise doit tenir des registres et des livres qui permettent d'établir ses revenus et ses dépenses, et les conserver six ans en règle générale. Un rapprochement fait chaque mois montre que vos livres reposent sur les opérations réelles du compte. C'est exactement ce qu'on souhaite pouvoir démontrer si l'Agence du revenu du Canada ou Revenu Québec pose des questions.

Comment s'y prendre

1. Partez du solde de fin de mois indiqué sur le relevé.
2. Cochez chaque opération du relevé qui figure aussi dans vos livres.
3. Inscrivez dans vos livres ce qui manque (frais, intérêts, prélèvements).
4. Notez les opérations en circulation: un chèque émis mais pas encore encaissé, un dépôt fait le 31 et crédité le 2.
5. Vérifiez que les deux soldes concordent une fois ces éléments pris en compte.

Si l'écart ne tombe pas à zéro, ne passez pas au mois suivant: c'est le moment de chercher.

Chez Account Direct, on fait ce rapprochement en tenant vos livres, chaque mois, avant qu'un petit écart devienne un gros casse-tête.