Puis-je imprimer ma facture et effacer le courriel?

Imprimer, oui. Effacer le fichier, non. Selon l'ARC, un document produit à l'origine en format électronique se conserve en format électronique lisible, même si vous en avez un imprimé. Revenu Québec demande aussi de le conserver sur le même support.

Et si je reçois une facture sur papier?

Ce n'est pas la même règle. L'ARC accepte qu'un document papier soit conservé sous forme d'image électronique, à certaines conditions. Le passage du papier au fichier est donc possible, alors qu'un imprimé ne remplace pas le fichier reçu.

Facture reçue par courriel : l'imprimé suffit-il?

La réponse courte

Non, l'imprimé seul ne suffit pas. Une facture reçue par courriel est un document électronique, et elle doit rester un document électronique. Vous pouvez l'imprimer si cela vous aide, mais le fichier reste à conserver.

Ce que dit l'ARC

L'Agence du revenu du Canada est directe. Les registres et les pièces justificatives produits à l'origine en format électronique doivent être conservés en format électronique lisible, même si vous en avez des imprimés. La règle vient de la loi : le paragraphe 230(4.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu vise toute personne qui tient ses registres par voie électronique, et la Loi sur la taxe d'accise prévoit la même chose pour la TPS/TVH.

Ce que dit Revenu Québec

Du côté du Québec, l'article 35.1 de la Loi sur l'administration fiscale demande de conserver les registres et les pièces tenus sur support électronique sous une forme intelligible, sur ce même support, pendant toute la période de conservation. Le guide IN-155 de Revenu Québec ajoute que vous devez prendre les moyens d'en assurer l'intégrité pendant cette période. La loi permet au ministre d'accorder une dispense, à certaines conditions. Sans dispense, la règle s'applique.

Pendant combien de temps?

En règle générale, six ans après la fin de la dernière année à laquelle le document se rapporte. Pour une entreprise dont l'exercice se termine le 31 décembre, une facture reçue en mars 2026 se garde donc jusqu'à la fin de 2032. Nous expliquons le calcul dans notre article sur la durée de conservation de vos reçus.

Le papier et le fichier, ce n'est pas symétrique

C'est ici que plusieurs se trompent. L'ARC accepte qu'un document papier soit conservé sous forme d'image électronique, à certaines conditions. Bien des gens en concluent que l'inverse est aussi vrai. Il ne l'est pas : imprimer un fichier ne vous dispense pas de le garder.

Quatre gestes simples

Enregistrez la pièce jointe telle quelle. Gardez le fichier reçu, sans le modifier.
Si la facture est dans le texte du courriel, gardez le courriel lui-même.
Classez par année. Un dossier par exercice permet de retrouver une facture en quelques secondes.
Faites une copie de sauvegarde. L'ARC recommande de sauvegarder vos fichiers pour ne pas les perdre par accident.

Une boîte de courriel n'est pas un classeur. Elle se vide, elle se remplit et elle peut être fermée, alors que vos six ans continuent de courir.

Ce que nous faisons

Vous téléversez le fichier reçu, tel quel, et on s'occupe du reste : nous le classons dans la bonne année et nous en tenons compte dans vos livres. Si un tiers conserve vos documents, ils doivent quand même rester accessibles à l'ARC sur demande, et c'est à ça que sert un dossier bien classé. C'est compris dans notre service de tenue de livres.