Combien de temps faut-il garder ses reçus et ses registres?

La règle, en une ligne

Conservez vos registres et vos pièces justificatives pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. C'est la règle de l'Agence du revenu du Canada, et Revenu Québec applique le même délai de six ans. Ce n'est pas six ans à partir du moment où le dossier vous semble clos. Le délai se calcule à partir de la fin de l'année d'imposition à laquelle le document appartient.

Quand le compte à rebours commence vraiment

Prenez un reçu d'un achat fait en mars 2026, dans une entreprise dont l'exercice se termine le 31 décembre. Ce reçu se rapporte à l'année d'imposition 2026. Les six ans courent à partir de la fin de 2026, donc vous le gardez jusqu'à la fin de 2032, même si la déclaration a été produite en 2027.

Deux conséquences pratiques. Votre plus vieux dossier actif est toujours plus vieux que la plupart des gens le croient. Et un reçu ne devient pas jetable dès que la déclaration est produite et acceptée; un avis de cotisation ne met pas fin à la période pendant laquelle l'ARC ou Revenu Québec peuvent vous demander de justifier un montant.

Ce qui compte comme registre

Plus que les reçus. Les factures de vente que vous avez émises, les factures d'achat que vous avez reçues, les relevés bancaires et de carte de crédit, les contrats, les carnets de kilométrage, les registres de paie, et les livres comptables eux-mêmes. Tout ce qui appuie un chiffre sur une déclaration est une pièce justificative. Si un vérificateur demandait « d'où vient ce montant », ce qui répond à la question est ce que vous devez conserver.

Papier ou numérique, à votre choix

Vous n'êtes pas obligé de garder le papier. Revenu Québec est explicite : les registres conservés sur support électronique ou informatique doivent l'être sous une forme intelligible sur ce même support pendant les mêmes six ans, et vous devez prendre les mesures nécessaires pour en assurer l'intégrité durant cette période. En clair : une copie numérique fait l'affaire, à condition qu'elle reste lisible et intacte pendant tout le délai.

Ça compte plus qu'on pense, parce que la plupart des reçus de commerce et d'essence sont thermiques et deviennent blancs bien avant six ans. Une photo prise le jour même sera encore lisible en 2032. Le papier, très probablement pas.

Les deux exceptions à connaître

Une société dissoute. Les registres doivent être conservés jusqu'à deux ans après la date de dissolution. Fermer la société ne vous libère pas du dossier.

Détruire avant la fin du délai. C'est possible, mais seulement avec autorisation. L'ARC demande le formulaire T137 ou une lettre à votre bureau des services fiscaux, et Revenu Québec demande une demande écrite signée. Tant que vous n'avez pas cette autorisation, la réponse est de conserver.

Comment on s'en occupe

Chaque document que vous nous envoyez est classé dans la bonne année et conservé pour tout le délai, ce qui fait que la question « est-ce que j'en ai encore besoin » cesse d'être la vôtre à suivre. Envoyez le reçu quand vous l'avez, et le délai de six ans se gère tout seul.