Mon reçu est un ruban de caisse sans description. Est-ce suffisant?

Oui, si vous comblez vous-même le trou. L'ARC répond directement à cette question dans le guide T4002: lorsqu'il n'y a pas de description sur le reçu, comme sur un ruban de caisse, vous devriez écrire de quoi il s'agit sur le reçu ou dans vos registres de dépenses. Faites-le au moment de l'achat, pendant que vous vous en souvenez encore. Un ruban qui ne porte qu'un nom de commerce et un total, sans rien d'ajouté, est exactement le genre de pièce qui sera remise en question lors d'une vérification.

J'ai perdu le reçu. Puis-je quand même déduire la dépense?

Demandez d'abord un duplicata au fournisseur. La plupart des commerces peuvent réémettre une facture ou en envoyer une copie par courriel, et le document réémis porte les mêmes renseignements que l'original. Si le reçu est irrécupérable, la ligne du relevé accompagnée d'une note écrite sur le moment, indiquant ce qui a été acheté et pourquoi, vaut mieux que rien, mais la preuve est plus faible: le guide de l'ARC prévoit que vos opérations peuvent être refusées si vous n'avez pas les pièces justificatives appropriées.

Un relevé de carte suffit-il comme preuve de dépense?

Ce que montre vraiment un relevé

Ouvrez votre relevé de carte et regardez une ligne. Il y a une date, un nom de marchand et un montant. C'est tout le contenu.

Ce qu'il ne montre pas: ce que vous avez acheté, si l'achat était pour l'entreprise ou personnel, quelle part était de la taxe, et si le vendeur était même inscrit pour la percevoir. Ce sont précisément les faits sur lesquels reposent une déduction et un crédit de taxe, et aucun ne figure sur la ligne.

Ce n'est pas une exigence inventée par un vérificateur. L'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu oblige à tenir des registres dans la forme et renfermant les renseignements qui permettent d'établir les impôts payables. Une ligne qui dit « 84,12 $, quincaillerie » ne permet d'établir à peu près rien.

Ce que la pièce doit porter

Le guide T4002 de l'ARC, celui des travailleurs autonomes, est très précis. Il dit d'exiger un reçu ou une autre pièce justificative à chaque achat d'entreprise, et que le reçu doit indiquer:

la date de l'achat
le nom et l'adresse du vendeur ou du fournisseur
le nom et l'adresse de l'acheteur
la description complète des biens ou des services
le numéro d'entreprise du vendeur s'il est inscrit aux fichiers de la TPS/TVH, lorsque le prix d'achat est de 100 $ ou plus avant taxes

Du côté québécois, le guide IN-155 de Revenu Québec exige les registres et les pièces justificatives qui permettent de vérifier vos revenus et vos dépenses, et il conclut par la même consigne: demandez toujours un reçu ou une autre pièce justificative lorsque vous engagez des dépenses d'entreprise.

Le seuil de 100 $ décide de vos crédits

Si vous êtes inscrit à la TPS et à la TVQ, la dépense sert deux fois: elle appuie la déduction, et elle appuie le crédit de taxe sur les intrants et le remboursement de la taxe sur les intrants qui réduisent votre remise. Ces crédits ont leur propre règle documentaire, et elle est graduée selon le montant inscrit sur la pièce.

Sous 100 $, il faut le nom du fournisseur, la date de la facture et le montant total. À partir de 100 $ et jusqu'à moins de 500 $, il faut en plus le numéro d'inscription du fournisseur: le numéro de TPS du côté fédéral, le numéro de TVQ du côté québécois. À 500 $ et plus, s'ajoutent votre nom, les modalités de paiement et une description suffisante pour identifier chaque fourniture.

Le côté québécois est même un peu plus exigeant en bas de l'échelle: sous 100 $, le règlement demande déjà la taxe payée ou le taux de taxe, et une description lorsque la pièce ne permet pas autrement d'établir le remboursement avec certitude.

Regardez où ces seuils frappent. Un relevé de carte ne porte à peu près jamais un numéro d'inscription, et jamais une description. Sur tout achat de 100 $ ou plus, le relevé seul ne peut donc pas appuyer le crédit, peu importe la clarté du montant.

Ce n'est pas la forme qui compte, c'est le contenu

Une précision s'impose, parce que la règle est souvent énoncée trop brutalement. Les règlements n'interdisent pas les relevés. Ils définissent la pièce justificative largement: une facture, un reçu, un relevé de carte de crédit, une note de débit, un livre ou registre de comptabilité, une convention écrite, ou un enregistrement dans un système informatisé. Revenu Québec range d'ailleurs explicitement vos relevés mensuels de carte parmi les registres à conserver.

Ce qui compte n'est donc pas la forme du document, mais les renseignements qu'il porte. Le reçu les porte, en général. Le relevé, non. Toute la distinction est là, et c'est pourquoi il faut garder les deux: le relevé prouve que le paiement a passé, le reçu prouve à quoi il servait.

L'habitude qui règle le problème

Photographiez le reçu au moment de payer, avant qu'il ne parte dans une poche et passe à la laveuse. S'il n'y a pas de description, écrivez dessus ce que vous avez acheté pendant que vous vous en souvenez. Puis téléversez-le.

On classe ce que vous envoyez, on l'associe à la transaction du relevé, et on conserve la paire pendant les six ans que la loi exige. Le geste prend quelques secondes à la caisse et évite un après-midi de reconstitution un an plus tard.