Mon reçu est déjà devenu blanc. Puis-je quand même déduire la dépense?

Commencez par tenter de remplacer le document. La plupart des fournisseurs peuvent réémettre une facture ou vous en envoyer une copie à partir de leur propre système, et un document réémis porte les mêmes renseignements que l'original. Si le reçu est irrécupérable, sachez ce qu'il vous reste: le guide RC4409 de l'ARC indique que l'Agence peut refuser les dépenses que vous n'êtes pas en mesure de justifier. Une ligne de relevé accompagnée d'une note rédigée au moment de l'achat, précisant ce qui a été acheté et pourquoi, vaut mieux que rien, mais c'est une preuve plus faible que le reçu lui-même, et c'est exactement le genre de trou qui est relevé lors d'une vérification.

Une fois la photo prise, puis-je jeter le papier?

Prudence, car la règle est plus étroite que ce qu'on suppose. Le guide RC4409 précise que vous devez conserver la version originale de vos registres, mais que vous pouvez produire une image électronique d'un document papier, image qui peut ensuite être acceptée comme document original si vous suivez certaines procédures. Ces procédures renvoient à la norme nationale CAN/CGSB 72.11 sur les images sur microfilm et les images électroniques comme preuve documentaire. La réponse pratique pour une PME: gardez la photo comme document de travail, et gardez aussi le papier tant qu'il demeure lisible. Cela vous coûte une boîte à chaussures et cela règle la question.

Un reçu pâli prouve-t-il encore une dépense?

Le papier rend l'âme avant l'obligation

Presque tous les reçus de caisse qu'on vous remet sont du papier thermique. Il n'y a pas d'encre dessus. L'image est imprimée par la chaleur sur une couche réactive, et cette couche continue de réagir à la chaleur, à la lumière, au frottement et au temps longtemps après votre sortie du commerce. Laissez un reçu dans un coffre à gants tout un été, ou dans une chemise près d'une fenêtre, et vous ressortez une bande blanche sur laquelle il n'y a plus rien.

Rien sur cette bande ne vous indique qu'elle est périmée. Elle est classée, elle est dans la bonne enveloppe, le compte est bon. Elle ne dit simplement plus rien. Le reçu qui pâlit ne vous lâche pas bruyamment au moment où vous en avez besoin. Il vous a lâché en silence, des mois plus tôt, dans un tiroir.

Ce que vous devez pouvoir produire

L'article 230(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu oblige toute personne qui exploite une entreprise à tenir des registres et des livres de comptes. C'est l'article 230(4) qui atteint le reçu: vous devez conserver ces registres et livres de comptes, de même que les comptes et pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements qu'ils contiennent, pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

La pièce justificative, c'est le reçu. Ce n'est pas un accessoire utile au registre: il est nommé dans la règle de conservation, au même titre que le registre.

Le Québec dit la même chose dans ses propres mots. L'article 35.1 de la Loi sur l'administration fiscale exige que vous conserviez vos registres, ainsi que toute pièce justificative à l'appui des renseignements qu'ils contiennent, pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent, et, lorsqu'ils sont tenus sur support électronique ou informatique, que vous les conserviez sous une forme intelligible.

Intelligible est le mot qui compte, et c'est précisément le critère qu'une bande de papier blanche ne peut pas remplir.

Un reçu blanc vaut un reçu absent

Il n'y a pas de demi-point pour l'avoir conservé. Si le document ne se lit plus, il ne vérifie plus rien, et la dépense qu'il appuyait se retrouve seule.

Le RC4409, le guide de l'ARC sur la tenue de registres, est bref sur la conséquence: l'Agence peut refuser les dépenses que vous n'êtes pas en mesure de justifier. Au Québec, le même reçu porte une deuxième fonction: c'est lui qui appuie vos demandes de crédit de taxe sur les intrants et de remboursement de la taxe sur les intrants. Un reçu illisible, c'est donc deux montants qui deviennent difficiles à défendre plutôt qu'un seul.

La photo est un document accepté, pas un pis-aller

C'est la partie qu'il faut retenir, parce qu'on traite souvent la photo comme une copie de second rang. Elle ne l'est pas.

Le RC4409 indique que les pièces justificatives peuvent être conservées sur support papier ou électronique, y compris sous forme d'image électronique, et que les images numérisées de documents papier, de registres ou de livres de comptes conservées sur support électronique sont acceptables si des pratiques d'imagerie adéquates sont suivies et documentées.

L'image n'est donc pas un compromis. Bien faite, c'est le document, et contrairement au papier, elle ne se dégrade pas.

Ce qui rend une image acceptable

Le RC4409 définit l'imagerie comme la production d'une reproduction lisible du document source original, et précise ce que cela suppose:

une reproduction fidèle, faite dans l'intention de tenir lieu du document source
une reproduction qui donne les mêmes renseignements que le document source
une reproduction bien définie, dont les détails importants ne sont pas masqués par des limites comme la résolution, la tonalité ou les teintes

Concrètement: le reçu au complet dans le cadre, les quatre bords visibles, à plat et au foyer, sans pouce sur le total. Le fournisseur, la date, le détail, les montants et les taxes doivent être lisibles à pleine taille. Photographiez à la lumière, et ne rognez pas le haut ou le bas en vous disant que cette partie ne sert à rien.

Le réflexe qui prend dix secondes

Photographiez le reçu pendant que vous êtes encore au comptoir, avant qu'il ne parte dans une poche.

Ce seul changement fixe le document le jour où il est garanti d'être encore lisible. Chaque jour d'attente réduit un peu vos chances, et vous ne saurez pas dire quand elles ont basculé.

Nos clients photographient leurs reçus et les téléversent depuis leur téléphone. On les classe, on les associe à la transaction dans les livres, et on les garde là où ils pourront être produits pendant les six ans. Le papier peut pâlir ensuite. Il aura déjà fait son travail.